Tenho notado que as queixas de ansiedade têm aumentado nesse período de isolamento social e home office. O fato de perdermos algumas das nossas referências externas, que podem nos ajudar a centrar as necessidades e organizar as tarefas do dia, além do aumento das responsabilidades com tarefas domésticas e filhos são algumas das causas do aumento dessas queixas.
Por isso, preparei algumas dicas para lhe ajudar a se organizar melhor e minimizar também a sensação de desânimo que pode ser resultado de uma rotina de frustrações.
1. Liste o que você precisa fazer
Com certeza você tem em mente o que precisa ser feito. Agora coloque em um papel, para que fique ainda mais visível!
Identifique as áreas de sua vida que precisam de atenção: trabalho, casa, filhos, pets, cuidado pessoal... Para cada uma delas, elenque por prioridade as tarefas a serem realizadas – aquelas que têm maior prioridade devem ser realizadas com maior antecedência que outras. Quanto mais você conseguir delimitar as ações que precisa realizar, mais clareza terá no momento de se organizar.
Outra estratégia pode ser elencar aquelas que te exigirão uma menor quantidade de tempo para fazer. Se começar pelas mais curtas, já terá dado conta de boa parte da lista – o que pode te motivar para continuar a fazer o resto. É ótima a sensação de poder dar check no que já foi feito!
2. Aplique a “Estratégia do Funil”
Para cada uma das áreas da sua vida, defina as ações a serem realizadas no período de um ano. Dessas tarefas, decomponha de forma a determinar as que precisam de atenção nesse semestre, nesse mês, nessa semana...
Para tarefas mais complexas, decomponha em pequenos passos. A ideia é elaborar um plano de ação até a sua concretização total. Por exemplo, se você precisa preparar seu currículo, mas não sabe nem como começar, sua primeira tarefa poderia ser pesquisar formas de preparar um currículo. Sua segunda tarefa, separar as informações sobre sua formação (dados pessoais; qualificações e formações complementares; experiências profissionais; etc.) e, a terceira, redigir o documento.
Precisa ser um texto de 20 páginas? Dê preferência para colocar como pequenas metas os subtítulos do próprio texto. Se você separar em número de páginas (p. exemplo, cinco páginas por vez), pode ser que pare de ler em meio a um tópico e, quando voltar, precise retomar tudo aquilo que já tenha lido para dar continuidade. No fim, isso pode acabar tendo o efeito contrário e te desmotivando ainda mais.
Quanto mais clareza tiver da jornada que precisa seguir, menores as chances de procrastinação e sensações de ansiedade e desânimo!
3. Programando sua semana
Separe um momento antecipado de sua semana para se organizar: analise a lista que definiu em relação às atividades do mês e da semana para cada área de sua vida. A partir dela, defina as atividades com maior prioridade: elas devem ser realizadas com maior antecedência que outras.
Elenque tarefas parecidas em um mesmo bloco de tempo: agrupar produz economia de tempo e energia, gerando maior sensação de produtividade. E lembre-se, você não precisa dar conta de todas as áreas de sua vida em uma única semana. Há momentos que outras áreas precisarão de mais cuidados e está tudo bem!
4. Programe seu dia
Analise em qual período do dia você rende mais. Se você sabe que precisa fazer algo importante e de manhã rende mais, procure esses horários para se dedicar à tarefa.
Seja realista, defina metas alcançáveis! É isso que vai te dar aquela sensação boa de capacidade e satisfação e, de quebra, irá te motivar a continuar a concluir o restante. Além disso, defina pausas estratégicas – o descanso também é necessário para manter a produtividade.
Estabeleça horários para entrar nas redes sociais, checar e-mail e aplicativos de conversação: a mensagem do outro não necessariamente é a sua urgência. Defina o seu tempo ao invés de deixar o outro defini-lo por você.
5. Organização do ambiente
Procure manejar o ambiente ao seu favor. Se sabe que pode se distrair muito se estudar em casa, procure um local mais tranquilo para fazer isso (por exemplo, ir à biblioteca) ou tente rearranjar seu ambiente caseiro de modo a ter um cantinho dos estudos/trabalho (com o mínimo de incômodo). Escolha um local e planeje-se para utilizá-lo todo dia. Quanto mais estabilidade produzir, mais fácil será a adaptação e manutenção do foco.
Caso esteja trabalhando/estudando em casa, estabeleça horários como se estivesse trabalhando em uma empresa – início, horário de almoço, pausas para café e término do dia de trabalho. Você pode, inclusive, avisar as pessoas que não estará disponível naquele momento.
6. Dicas de ouro
Mantenha sempre um caderno de anotações ao seu lado: anote as novas ideias ou demandas que surgirem - com isso você não irá se desfocar do que realmente importa, a tarefa que planejou fazer naquele momento. A ideia é que você use essas anotações para planejar sua próxima semana ou as próximas etapas da tarefa que esteja executando.
Imprevistos acontecem, mas você também pode se programar para eles! Deixe momentos livres em sua semana para realocar alguma atividade em caso de necessidade.
Planejar é uma ação em constante construção. Não se culpe caso não consiga cumprir algo que inicialmente pensou: apenas analise novamente sua programação e realoque um tempo para isso.
7. Não desista! Insista, persista!
Está muito difícil fazer o que inicialmente programou? Talvez tenha que decompor ainda mais, defina tarefas ainda mais simples para cada momento. Se não cumpriu um passo, deslizou no que tinha inicialmente programado, não desanime! Volte e faça novamente. Tente! Voltar apenas um ou dois passos é muito melhor do que dar o jogo como vencido e, depois de um tempo, ter que começar do zero novamente.
Você também pode usar de estratégias de recompensa para cada tarefa cumprida. Existem técnicas que podem lhe auxiliar nessa condição, como a do Pomodoro, por exemplo: a cada 25 minutos de foco na execução da tarefa, você pode se recompensar com cinco minutos de descanso/engajamento em uma atividade prazerosa.
Tente escolher coisas que sejam prazerosas para você: pode ser escutar uma música, comer algo, fazer um alongamento, dar uma volta com o cachorro no quarteirão; checar as mensagens no Whatsapp... Mas procure excluir dessa lista o que pode acabar te tirando do foco das tarefas. Por exemplo, se sabe que entrar no Instagram é algo “viciante” e que pode adiar a sua volta à sessão de tarefas por mais tempo que o programado, não escolha isso como uma pequena recompensa. Ao fim do dia, quando tiver terminado todas as atividades programadas, aí sim, deixe-se livre e se recompense com algo maior.
E lembre-se: você só poderá ter contato com essas recompensas depois que completar uma meta ou uma sessão de estudos/trabalho. Se visitar o Instagram, checar o Whatsapp ou comer um chocolate antes de uma parcela da tarefa, a tendência é que você vá abrindo ainda mais exceções e, logo, logo, acabe no que deu início a tudo isso: “deixar tudo para depois” em detrimento de atividades mais prazerosas.
À medida que for conseguindo seguir seu programa de atividades, vá diminuindo a constância dessas recompensas menores (uma a cada três tarefas finalizadas; depois só ao fim do dia; etc.). Ao fim, só o fato de ter completado sua rotina de tarefas será recompensador o suficiente para você!
8. Equilíbrio entre produzir e descansar
Separe momentos do dia e da semana para relaxar, não ter obrigações e se engajar pura e simplesmente naquilo que te dá prazer. São esses momentos que irão te energizar para dar conta dos compromissos e atividades elencadas na sua semana.
Espero que essas dicas lhe auxiliem a ter uma rotina mais organizada e com sensações de satisfação por conseguir progredir em suas tarefas.